開會指南精要

討厭開會似乎是種天性。而且這也很合理：開會打斷整天行程，也很難在會議之間的空檔做事，而且很多時候，開會似乎就是浪費時間。目前已經有很多關於開會的建議，教大家別花太多時間開會、或是更有效地運用時間，但實際運用起來效果如何呢？你真的讓開會更有成效、重新掌握自己的行程了嗎？

保羅．艾克斯托（Paul Axtell）擔任個人成效顧問已經35年，著有《開會的重要性：卓越對話的八大策略》（Meetings Matter:8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations）。幾乎所有他合作過的主管，都覺得開會令他們頭痛不已。他表示：「他們都顯得很認命，早就放棄了可以有不同做法的希望。大家都在尋求各種方法、祕訣、小偏方，但不見得都有效果。」除了艾克斯托之外，我也問了哈佛商學院的法蘭西絲卡．吉諾（Francesca Gino，著有《岔路：為什麼我們的決策會出錯，以及如何堅守計畫》［Sidetracked:Why Our Decisions Get Derailed, and How We Can Stick to the Plan］），過去對於開會的傳統看法，究竟有多少是對的？

當然，不存在魔術數字。研究並未指出某個明確的數字，但吉諾表示：「確實有證據顯示，會議人數少一些有好處。」好處之一，就是比較能觀察肢體語言。艾克斯托表示：「與會者如果在20人以上，就注意到那些該注意的小線索。」而且，如果希望每個人都貢獻想法，開會人數就不能太多。艾克斯托說，根據他的經驗，在一場60分鐘的會議當中，如果想讓每個人都講到話，開會人數就不能超過4到5人。