接手團隊時應避免的錯誤

要接手已有固定流程的既有團隊，本來就是一件棘手的工作。他們已經建立了一些習慣以因應前一位領導人的各種喜好。要改變這些習慣並不容易，但你還是可以採取一些方法，讓這種過渡更順利。

接手擔任既有團隊的領導人，可不是件簡單的事。團隊對你的新流程和新做事風格的反應，可能會讓你覺得像個後母，打擾了他們過去的幸福生活。你的團隊過去是別人的團隊，已經建立了一些習慣以因應前一位領導人的各種喜好。要改變這些習慣並不容易，但你還是可以採取一些方法，讓這種過渡更順利。每位新主管都努力想有個好的開始，但還是可能會犯下一些常見的錯誤（有時可能正是因為想要有好的開始，才造成這些錯誤）。以下是我常見到的三種問題：想當朋友，而不是主管。對團隊來說，主管換人可能會影響心情，值得你多加注意，並展現同理心，但不能讓同理心弱化了你的領導力。如果花太多心思和團隊「交朋友」，只會使權力關係變得模糊，等到你真正需要運用權力和掌控時，就可能有反效果。大多數團隊需要的是清楚而有自信的領導。你可以很友善、很體貼，但還是應該很快就提出願景、設定標準。表達對團隊品質的不滿。你接手的團隊是由前任領導人所打造，成員會注意什麼、擅長什麼，都反映出前任領導人對他們的期許。如果你對他們的期許不同於前任領導人，就該協助他們改變。如果你生氣或沮喪，或者表現得高高在上，只會讓員工更抗拒，不願改變。而且，如果你把自己的人帶進團隊，並且犯了偏好自己人、認為原有成員有問題的錯誤，員工可能就不只是缺乏動機去改變，而是完全喪失信心。太快希望得到信任和坦誠。有許多新的團隊領導人，都希望在一開始就建立坦誠透的文化。這個目標確實不錯，但太快就提出爭議性的議題，很可能會擾亂整個局面。你應給團隊成員一些時間去建立對你的信任，觀察你如何處棘手的議題，否則若是太早就表現得很直接坦白，可能弊大於利。因為你天真而輕率地讓員工面臨各種議題，其中有些人會出於自衛而強烈反擊，有些人則是私下發牢騷。要避免這種不良行為，你應該循序漸進，先討論比較不敏感的議題，然後慢慢再討論較敏感的議題，並讓員工看到你能夠冷靜、建設性處理這些議題，透過這種做法，讓團隊成員逐漸建立對你的信任。這些只是我看到新團隊主管的三大常見錯誤，但至少可以讓大家明白，接手既有團隊的時候，平衡、同理心和耐心是很重要的。保持耐心之外，還有幾件事能讓你和員工建立良好關係，讓團隊有個好的開始。我建議開三次會，每次兩小時，以處理以下議題：分享自己的故事以及「主管使用手冊。」每次我和新的團隊成員開始合作時，一定會和他分享我的「主管使用手冊。」洗碗機附有使用手冊，告訴你把碗放哪裡才能把碗的內側洗乾淨，同樣的，員工也該知道用哪些方法可以讓你發揮最大成效，而哪些做法會讓你故障出大問題。舉例來說，你喜歡員工用非正式的方式每天報告專案進度，還是每週正式安排時間報告？你希望團隊一看到可能出問題的跡象就來找你，還是希望他們先研究，然後帶著建議的解決方案來找你？如果你願意先和員工分享你的背景，協助他們瞭解你的偏好和風格是如何養成，他們一定會很高興。而這也是讓你們加強個人關係的好方法。你講了自己的故事之後，也請團隊成員講講他們的故事。如果有機會與他們共進晚餐，讓大家邊吃邊講自己的故事也很不錯。設定團隊目的。雖然這件事聽來理所當然，但接手新團隊時最有效的一件事，就是明確指出大家要一起完成什麼事。一開始，可以先討論會影響公司的外在環境和趨勢。接著談到各種重要的機會和威脅，再找出你們團隊在這個情境下的獨特價值。以這個為基礎，找出你們必須通力合作才能完成的事項，這就是你們團隊的核心要務。接著，訂出各項會議，分別處理團隊要務的不同層面。先是每週或每天可以簡單集合一下，處理戰術面的議題，或較緊急的議題，才不會讓其他會議因為這些議題而耽擱了。每兩週或每個月，則可以開大約兩小時的會議，讓整體團隊一起思考重要的營運事項。另外，每季也要保留幾次較長的會議時間，以預測並處理策略議題。這樣一來，這個開會的架構就能讓你專注在組織需要你增加的價值上面。點明壓力及衝突之處，並提出應如何處理。讓團隊成員彼此建立關係，並且用明確的目標和關鍵任務讓大家團結合作之後，讓團隊順利開始運作的最後一件事，就是建立一套基本的運作規則。基本運作規則的最重要主題，就是要瞭解團隊會面臨的壓力及衝突，並且訂出你的處理標準。要做到這點，可以引用之前制定的關鍵任務，請每個員工簡要說明自己在其中扮演的角色，你再指出這些角色之間可能會有哪些衝突之處（例如營運負責人要求穩定一致，但產品負責人希望在市場上推出新奇的方案）。這樣一來，就能讓團隊瞭解各自的立場，在衝突出現時能夠溝通。接著你應說明自己會用哪些原則來處理這些衝突，以確保衝突是有建設性的。要接手已有固定流程的既有團隊，本來就是一件棘手的工作。要小心謹慎，在同情理解團隊成員和提升工作成效之間達成平衡。千萬別急躁，而要透過一連串與個別成員的對話、訂定共同目標，以及設定運作規則，來逐漸建立並鞏固他們對你的信任。如果你犯了錯，也要勇於承認，若要成為團隊成員願意追隨的領導人，這就是最好的做法。（林俊宏譯）