成功召開虛擬會議的祕訣

根據最新的〈2015年工作與生活合適度調查〉（2015 Work-Life Fit survey），10個美國員工當中就有9個認為，他們的老闆信任他們會把工作做好，不論地點和時間。這只不過是另一項指標，說明了一直以來（數十年）有關彈性工作環境的對話終於有所改變。談話內容不再是關於是否應該提供這樣的政策，這一點已經解決了。相反地，當前的重點應該是要轉移到建立好基礎建設和整體公司的策略上，好讓遠距工作得以成功。這項成功的一大部分要取決於虛擬會議（virtual meeting）。近來，虛擬會議已經崛起成為團隊保持聯絡、解決難題，以及討論發生的任何重要議題時，最重要的一項方法。不過，即便科技一直穩定地進展，當討論到某些過時的做法時，我們還是停留在1990年代。為了確保你的虛擬會議會幫助你的專案增加價值和提升速度，你需要著手下列三項事情：聚焦在人際關係上。會議中的人際關係品質，決定了會議裡對話的品質。這就是另外安排時間，在團隊成員之間建立關係之所以重要的原因了。把會議的第一個階段指定為互相寒暄、聯絡彼此感情的時間。會議的傳輸線路應該提早十分鐘開啟，把這件事變成一項慣例。要求某位同事在線路一旦開啟之後，在線上歡迎大家，跟與會者寒暄。如果你主導這次會議，就要提前準備好，好讓自己有空可以聊一下天，而不是忙著回覆電郵或複習你的筆記。鼓勵其他人養成習慣，提早在線上現身交談。接下來，在每次會議開始時，請三位與會者花幾分鐘時間，分享一下自己的近況。我最喜歡提出下列三個問題來開展這段簡短的對話：● 請讓我們知道，你其他某一項專案的進展。● 你的國家當前的近況如何？● 你的家人好嗎？在會議中，當你引述某人前面的發言時，說出他的名字。身旁要有一張姓名／位置圖，這樣就很容易記得有哪些人出席會議。人們都喜愛受到認可，而在虛擬會議當中，因為不在同一空間，社群感會減少，這麼做可減緩這個狀況。除此之外，這樣的做法也讓與會者更為聚精會神和思慮周詳。只要可行，就當面開會。當團隊成員從外地或外國來訪時，排出時間跟他們互動。安排一頓工作晚餐。邀請他們喝杯咖啡。如果需要開車的話，一起搭車。到機場接他們。這些舉動都是奠定真實對話基礎的一部分工作。會前準備妥當，好讓自己可以專心一意，成效卓著。公布議程。準備一份清楚的議程，讓與會者了解會議將如何進行，如此可提升虛擬會議的成效。議程可以讓你的與會者思考和準備每項主題。這對於英語為第二語言的人來說尤其重要。如果人們可以事先準備，他們就能夠更全面和有力地參與。期望人們在會議中，當場發展他們的想法，然後強而有力地表達，只是不切實際的期望。議程不需要非常詳盡。針對每項主題，你應該要能回答下列這些問題：● 這項主題為何會在我們的議程上？● 會議中分配了多少時間來討論這項主題？● 討論結束時，我們想要達成哪些目標？● 我們需要與會者提供哪些東西？在規劃每項主題所需的時間時，分配比你認為的多出20%的時間給每項主題。獲得與會者的廣泛參與，了解每個人是否都有機會表達個人觀點以及提出問題的過程，需要時間—大量的時間。依照議程上的主題，逐項進行討論時，你不應該感覺到有任何壓力。如果你個人或是團隊成員覺得時間上有壓力，那會議就無法獲得清晰明確和協調一致的結論。如果不需要那麼多時間，你總是可以提前結束。召開會議前先確認，在每一段討論中你想要聽到哪些人的意見。● 哪些人會讓對話順利展開？● 哪些人會因為討論的主題而受到最大的影響？● 哪些人可能會有不同的觀點和想法？● 哪些人的經驗需要引進對話之中？人們有時需要表達這種感覺：自己在團體中有參與感和能夠貢獻價值。因此人們必須有機會，分享對於某個主題的看法。當你跟他人處在同一間房間裡時，要做到自我表達就可能有困難，而在虛擬情境下就會更加困難。第一步是要讓大家知道，你想要每個人都參與；第二步則是有策略地和溫和地召集大家。事先知道，每一項主題你想要誰參與對話，會讓事情變得駕輕就熟。領導會議的進行，完成議程的討論，獲得廣泛的參與。跟團隊討論你想要管理對話的方式。虛擬會議需要更強而有力的領導方式，因為你無法觸及那些非語言的暗示，無從得知與會者是否有問題，或者是否想要參與討論。另外，這類會議也需要你個人更多的同理心，更周詳的思考，因為相較於身處在同一間房間裡，虛擬會議的與會者會覺得彼此間的連結感比較低。要求大家同意你對會議有所規範，以便你能放鬆並好好主持會議。我通常會要求下列事項：● 請大家同意主持人堅定地維持對話切題● 當時機恰當時，主持人可召集不同的人來開會 ● 大家同意把科技用品暫時擱置不理，除非有重要原因需要隨時使用除此之外，我也讓與會者知道，雖然我對會議有所計畫，但若大家有其他想法，可讓會議對大家都有用，我還是非常樂於接受。事前取得與會者同意，讓你能引導團隊，而不至於負面評估任何人。同時也讓團隊擺脫平常互動的方式，真實地參與會議。四到五人的小團體相約喝咖啡聊天，輕而易舉就能讓人放輕鬆做自己。不過，在較大團體和虛擬團體之中，對話如果要安全且有效，就需要特別安排。在會議開場白中，你可以考慮談到下列這幾點：「在大家的許可下，今天我想要以慎重的方式來管理我們的對話，好讓大家都可以切題討論，並且確保我們聽到每個人的意見。請不要把這樣的做法說成是我想要嚴格管理。大家只要看成是，我想要多一些自由，以便讓對話能夠維持聚焦，還有我需要各位的允許，以要求大家確保在一項主題結束之前，我們都能讓每個人提出問題和表達觀點。」「在每段對話裡，我想要請特定的與會者提出某項主題。我已經記下哪些人我認為會受到影響，也會跟牽涉其中的每個人確認。當然，如果你想要補充一些意見，而我還沒請你發言的話，請勇於發言。如果你還沒有表達過你的想法、問題和觀點的話，任何時候你都可以參與任何的對話。」接下來，小心地管理會議的對話。慢慢進行。當人們說話時，如果你無法看到他們，不只比較難聽懂發言，要處理發言的內容也會變得更為困難。簡明扼要的發言會有幫助，較為平穩的語調也會提供人們空檔，以便提出他們的問題。記錄下哪些人已經發言過，可以協助提醒你，你可能邀請哪些人加入對話。你可以考慮增加一個流程步驟，以檢查每一項主題的清楚程度。當缺少了視覺提示時，當與會者不了解或不同意時，你便無法肯定辨別。如果你的與會者擁有不同的語言或文化背景，想要獲得清楚明確和協調一致的會議結論，就可能需要更多反覆對話的時間。你可以使用下列五項結尾元素，慎重地結束每一段對話：● 確認完成：任何人還有任何其他尚未表達過的事情想說或提問嗎？● 確認協調一致：大家對於我們這段對話的結論都滿意嗎？● 確認接下來的步驟：大家都清楚哪些人要採取行動，以及那些行動何時會完成嗎？● 確認價值：你從這段對話當中獲得了哪些價值？● 確認感謝：我們應該感謝任何人嗎？ 事實上，隨著我們的工作環境持續從辦公室空間轉變成網路空間，成功地召開虛擬會議就會變得非常重要。一心多用，一邊忙著其他工作，一邊聽著會議進展的做法，未來將不再可行。無庸置疑地，召開和領導會議的人要為會議的成效負責。由於虛擬會議帶來的額外困難，透過事前準備、提出問題和分享我們的想法，我們大家都可以促進正向的改變。