如何禮貌地回絕會議邀請

你的收件匣內有個請柬：邀請你去參加你根本不想去的一場會議。也許是因為它被硬塞進你的行事曆中所剩不多的空檔，或是因為在它預訂開會的時間，你已預訂要參加另一場會議，現在你得決定要回絕哪一個。不論原因為何，有時你就是必須回絕會議邀請。

你的第一個挑戰是，必須決定要回絕哪一場會議。在這件事上，一點點紀律就大有助益。你應建立一套參加會議的標準，並且好好遵守。

首先要評估會議的價值。那個會議是否關於某件重要、有時效性、值得做的事？它是否有明確的目的和議程，為會議的成功作好準備？是否有背景資料，事先提供給與會者？受邀的與會者是否合適，能達成有意義的進展？如果無法從邀請函上清楚看出會議的價值，你就應在作出決定前，回信給對方提出一些開放式的問題：

如果這個會議顯然值得參加，那麼你的下一個問題應該是，你是不是適合參加的人？議題是否在你職務的職權範圍內？你有沒有所需的專業知識，可以對會議作出貢獻？對於會議待作決策的層級，你參與決策的資格條件是過低還是過高？如果你懷疑自己為什麼會受邀與會，可在回覆之前先詢問安排會議的人，：

最後，如果你認為這個會議有價值，而且你的參與對討論有助益，那麼你必須決定，這個會議對你來說是否為目前的優先要務。會議的主題對你的職務有多重要？相較於你當下的其他需求，那項議題有多重要？你的貢獻有多獨特，以及是否有人比你更適合參加那個會議？