改善主持會議能力的六項好處

絕大多數人把會議視為負擔、浪費時間或惱人的事物。但會議不會消失。好消息是，領導人有機會大幅改善內部會議的進行方式，這有助於提升你的影響力和職涯。

《領導力與組織研究期刊》（Journal of Leadership & Organizational Studies）最近刊登的一篇研究報告指出，領導人的行為深深影響會議結果，以及參與者的整體滿意度。我猜想，任何必須參與無數會議的人，都不會對此感到意外，然而，領導人經常忘記自己扮演的重要角色。當領導人把主持會議或團體集會視為麻煩，就等於是為所有參與者奠定負面基調。與其害怕開會，不如提升自己處理開會事宜的能力。以下六個理由，說明為什麼值得你花時間做這件事：● 讓自己脫穎而出。管理對話，使對話變得有生產力、具包容性，並聚焦在完成工作，這種能力是比專業知識更高超的組織能力。很專精於某項核心領域，像是行銷、商業開發或社群媒體，固然重要，但光是成為某個領域的專家遠遠不夠。如果你能在自己的專長中，加入促進對話的能力，就能為組織增添更多價值，並因此而受到肯定。● 為自己贏得名聲。你若能讓大家開會很有成效，同事會很敬重你這項能力。如果你能管理對話進展，而很少把注意力放在你自己和你的觀點，同事就會更敬重你。你這麼做不是為了引人注目，但讓人知道自己擁有一些重要的技能，也絕不是壞事。● 你將創造成效良好的關係。決定什麼事應該排進議程，並與同事溝通讓開會成功的最佳做法，這整個過程讓你深入了解哪些事情對人們很重要。這類關係的基礎是一系列的對話，讓人們暢所欲言，並讓別人聽到他們的意見。如果你能做到這點，就能打造一個人際網絡，即使不開會的時候也能運用。● 你將強化觀察力，並學會不加入對話。管理會議時，必須仔細觀察會議室內的動態，例如，是否應該讓某人加入對話，或應指派執行項目，或者討論已偏離方向。想讓會議進行更順利，還必須學會克制自己的想法和問題，專注在其他人的意見和想法。我們必須練習少打斷別人、更加用心傾聽、克制自己不要把對話重點擺在自己的看法和經驗。這些都是重要的領導技能，不論是否開會都適用。● 你所屬團體以外的人也將重視你。如果你在組織內是以能有效管理對話聞名，可能會有人請你幫忙主持其他會議。你可能沒興趣成為專業的會議主持人，但即使一個月只幫其他部門主持一、兩場會議，就足以讓你建立人脈，並了解其他部門。● 有助於自己上司的成功和建立聲望。表達願意為上司規畫與主持下次會議，就幾個方面來說都是種善意。很多上司就是沒有時間決定議程內容，也沒時間去想如何讓大家踴躍參與開會，以便協調大家的方向達到一致。有你幫忙促進討論，上司就能完全專注，不必分神確保對話沒有偏離主題。同時，全心投入讓上司得以注意到員工意見的細節，包括語言和非語言的細節，並聽取自身團隊所需的組織觀點，或任何背景資訊。除了改善自身技能和促進職涯發展，精進主持會議的能力，將改善成效不佳的會議，後續影響還會向外擴散。如果你用人們期待的方式來進行會議，並讓參與會議的人受惠，其他人就會發現，內部的會議未必總是浪費時間、成效不佳，或許還可能受到你的啟發而效法你。