讓大型虛擬會議化整為零

遠距網路會議，讓天性害羞或處事態度不那麼積極的與會者，很容易在虛擬會議室裡徹底失聲。也許他們有絕妙的構想，但主管要如何才能聽到他們的聲音？本文提供兩種層面的方法：如果你想從團隊中聽到更多想法，可以試試靜默式腦力激盪；如果你要召開與會人數特別多會議，可以嘗試分組討論。讓你的虛擬會議，充分鼓勵創意，並展現更大的包容性。

遠距會議面臨諸多挑戰。要找到溝通的節奏與流暢感往往很困難，尤其背景有噪音或網路連線品質不佳時，更是如此。因此，人們往往覺得孤立而疏離，他們較不投入，較不專注，也更常一心多用。他們的聲音消失，尤其比較內向的人會更少發言。當會議規模變大，每個人發言時間變少，與會者基本上都匿名時，這個問題只會變得更嚴重。

想要解決這些問題，並從所有與會者那裡得到很有價值的觀點，請考慮修改你的方法。尤其有兩個技巧特別值得一試：採用靜默式做法，以及分配小組討論室。這些技巧雖然不一定適合所有類型的會議，但對於促進成效、創意、參與和包容性，都十分有價值。

學者的研究結果，支持在會議中採取靜默式做法可帶來好處，這麼做，能更加善用所有與會者的構想、觀點與見解。靜默式腦力激盪所產生的構想，遠多於大聲發言的腦力激盪，而且，前者的想法往往更有創意，品質也更好。

為什麼？因為鼓勵與會者安靜地個別提出意見，可以讓更多人同時表達自己的想法。不同於一次只聽一位與會者發言，並對每個人做出回應，藉由這種書面形式的腦力激盪，可以讓更多聲音被「聽見」。此外，書面腦力激盪可以匿名進行，因此比較不會過濾掉構想，因而讓與會者在貢獻想法時，比較不擔心受到評斷。