小組簡報絕對不要犯的三個錯誤

如果你見識過他人進行糟糕的簡報，除了在台下感到浪費時間，更應該意識到──自己也不要犯同樣的錯誤，因為簡報是一個十分關鍵的時刻，聆聽者會在這段時間衡量雙方未來的工作關係，以及你公司、團隊的能力高低。本文整理出小組簡報絕對不要犯的錯誤，並提出解決之道。

很多人都經歷過小組簡報效果不佳的窘境。如果你們是將要提出簡報的一方，報告前一晚還得緊急討論，要決定由誰報告哪一部分。而如果你是聽取簡報的一方，你或許會看到別人簡報時一團混亂、互相搶話，更糟的是，完全按照投影片的內容來唸，忽略了聽眾反應。對許多組織來說，小組簡報非常普遍。有可能是你的團隊要向新客戶提案，也有可能是你的領導力發展計畫進行到最後，要向你的事業單位最高主管進行一系列的小組簡報。線上會議讓這種簡報變得更容易進行，因為組員不一定要身處同一地點。想完成有效的小組簡報，需要團隊合作和協調，以免像拼布一樣雜亂。但是，許多人從來沒有安排足夠的時間，做好充分準備。這可能會有什麼影響？每次簡報，都是和聽眾建立信任的機會。小組簡報看起來是否連貫一致，客戶會根據這一點來判斷，如果與你合作，未來你們的合作關係會是什麼樣子。要是簡報一團混亂、毫無組織，客戶就會覺得，未來的專案可能也難逃這種命運。你的團隊如果在簡報過程相互奚落，那麼你們未來會如何對待客戶的團隊？簡報就是一個時機，可讓人一瞥未來與你的工作關係如何，以及你公司的能力高低。同事和我指導客戶進行小組簡報將近20年，我也在哈佛大學甘迺迪學院（Harvard Kennedy School）的高階主管教育課程中，講授關於說服溝通的課程。這門為期三週的課程，到最後的最重要活動就是一連串小組簡報，由我和課程的其他教授共同評分。根據這些經驗，下面會提出我們在小組簡報看到的常見錯誤，再提出幾種最佳實務，讓你能夠順利進行簡報。