虛擬會議如何有效召開？

新冠肺炎疫情持續蔓延，許多會議可能必須因此取消，或是改為召開虛擬會議。雖然虛擬會議似乎很容易成效不彰，但其實，即使是因為害怕感染疫病而臨時改採虛擬方式進行的會議，都可以運用基本的會議最佳實務、容易實行而成本不高的科技，來提高會議成效。為此，本文提出12項步驟，協助發揮虛擬會議的成效。

企業爭相以差旅限制、安排遠距工作等措施，保護員工免於感染傳播中的新冠肺炎，而接下來很有可能取消親自出席與團隊、顧客或供應商的會議，為期數天，甚至可能長達數週。

在最佳情況下，只要有一或兩名出席人員是打電話進來開會，會議的成效就會開始降低。其中的原因很多。出席人員通常把虛擬會議當成可以一心多用的時候。會議主辦人也往往較不留心處理會議中談話的目的和會議設計。相當常見的情況是，會議由一、兩名與會人員主導，其他人則袖手旁觀、注意力渙散。

但情況不見得一定會是如此。即使是因為害怕感染疫病，而臨時決定採取虛擬方式進行的會議，都可以運用基本的會議最佳實務、容易實行而成本不高的科技，來提高會議成效。

以下這12個步驟，可以助你提高虛擬會議的成效。

1.運用視訊。為了讓與會人員覺得大家全都身在「同一場」會議裡，請捨棄傳統的電話會議，改為視訊會議，像是Zoom、Skype和GoToMeeting等，這有助於對話的個人化，並讓與會者認真參與。

2.雖然如此，還是務必提供電話會議的選項。視訊會議可以有很好的成效，但它仰賴強大的網路連線，而這個條件不見得一定存在。大家還是需要能透過聲音參與會議的選項，但要清楚表明，視訊優先是新常態。