電子郵件、即時訊息和打電話，如何選擇？

電子郵件雖然已經是現代人習慣的聯絡方式，但很多時候，電子郵件並不是最適當的溝通方式。在今天的職場上，能夠順利傳達重點的重要性與日俱增，因此重點在於為自己的溝通方式負責，選擇盡量讓對方容易回覆的方式。

幾週前，手下銷售團隊寄來一封電子郵件，但當時時間不夠寫個完整回應，所以我決定待會再好好找時間回信，結果就是那封信很快被埋到其他事情底下。時間這樣過了一週，又有人重新將信轉了過來，這次加了一句：「只是想確定你收到了。」這次我抓起電話，雙方討論五分鐘，對方就得到了需要的答案。

電子郵件已經成了現代人習慣的聯絡方式，平均每人每天會收到122封工作郵件。雖然電子郵件很適合用來重述重點、更新現況、交換資訊，但也有很多時候並不是最適當的溝通方式，反而可能拖慢速度，或是模糊重點，就像上面提到的例子一樣。

身為發出訊息的人，就該負責用正確的方式，傳達要表達或是詢問的事情。每個同事手上事情都很多，想在需要的時候得到需要的回應，就必須儘量讓對方回答起來更方便，而這正是「選對方式」的重要之處。要選擇究竟該傳即時訊息、寄電子郵件、打電話、或是安排開場會，應該考慮兩件事：

事件的本質為何？是針對特定事項、只是要傳達資訊嗎？這種時候，即時訊息或電子郵件可能是最佳選項。然而，如果事情細節複雜、或是內容敏感，可能就比較適合打個電話，或是快速見個面。而如果想講的事情需要相關各方人士都提出意見，或許就應該召開電話會議，或是直接開會。